PPB WEEK 6 (Pengantar Pengukuran Proses)

Pendahuluan

Pengukuran proses merupakan bagian yang sangat penting dalam pengelolaan bisnis dan sistem industri karena memungkinkan organisasi untuk menilai, mengontrol, dan meningkatkan kinerja suatu proses. Dalam dunia industri, keberhasilan suatu proses sangat bergantung pada kemampuannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan efisiensi dan efektivitas yang tinggi. Oleh karena itu, pemahaman mengenai cara mengukur proses dengan benar menjadi krusial untuk meningkatkan kualitas, mengurangi pemborosan, dan memastikan kepatuhan terhadap standar yang berlaku.

Cara Memahami Proses

Terdapat tiga pendekatan utama dalam memahami proses:

1. Pendekatan Sistem – Menganalisis proses sebagai bagian dari sistem yang lebih besar.

2. Pemodelan Proses – Menggunakan model untuk menggambarkan dan menganalisis proses.

3. Karakteristik dan Perubahan Proses – Menilai bagaimana karakteristik suatu proses dapat berubah dan mempengaruhi hasil.

Karakteristik Proses

Karakteristik proses adalah atribut atau properti yang menggambarkan suatu proses. Beberapa karakteristik utama meliputi:

• Input dan output proses

• Efisiensi dan efektivitas

• Stabilitas dan variabilitas

Sekilas Teori Pengukuran

Pengukuran adalah proses mengumpulkan dan menganalisis data untuk mengevaluasi suatu proses. Elemen penting dalam teori pengukuran mencakup:

• Validitas dan reliabilitas

• Teknik pengukuran yang digunakan

• Interpretasi hasil pengukuran

Pengukuran dalam Pengelolaan Proses

Pengukuran digunakan untuk:

1. Monitoring dan Kontrol Proses – Mengawasi kinerja proses secara terus-menerus.

2. Pengukuran Kinerja Proses – Menentukan efektivitas proses berdasarkan metrik yang telah ditentukan.

3. Analisis dan Evaluasi Proses – Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam proses.

4. Validasi Rancangan Proses – Memastikan bahwa desain proses sudah sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

Kriteria Pengukuran yang Baik

Pengukuran yang baik harus memiliki karakteristik sebagai berikut:

• Relevan – Sesuai dengan tujuan pengukuran.

• Akurat – Memberikan hasil yang benar dan dapat diandalkan.

• Dapat dibandingkan – Mampu dibandingkan dengan standar atau referensi lain.

• Konsisten – Memberikan hasil yang serupa dalam kondisi yang sama.

Kesimpulan

Pengukuran proses adalah alat yang sangat penting dalam dunia industri dan bisnis karena memungkinkan organisasi untuk memahami, mengontrol, dan meningkatkan kinerja proses mereka. Dengan menerapkan teknik pengukuran yang baik, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi pemborosan, serta memastikan bahwa setiap proses berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Pemahaman yang mendalam tentang teori pengukuran dan karakteristik proses juga akan membantu organisasi dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan berbasis data. Oleh karena itu, penerapan pengukuran proses yang efektif harus menjadi prioritas bagi setiap organisasi yang ingin mencapai keunggulan operasional dan daya saing yang lebih tinggi.

PPB Week 4 (Pemodelan Proses)

Nama : Adelia Putri

Kelas : PPB_TI-46-07

NIM : 1201223150

Pemodelan Proses

Pendahuluan

Pemodelan proses merupakan teknik yang digunakan dalam perancangan proses bisnis untuk menggambarkan, menganalisis, dan mengoptimalkan cara kerja suatu organisasi. Dengan pemodelan proses, organisasi dapat memahami aliran kerja dari awal hingga akhir serta mengidentifikasi area yang dapat ditingkatkan.

Definisi Pemodelan Proses

Pemodelan proses berfokus pada tiga kategori utama:

• Proses Utama – Proses inti yang memberikan nilai langsung kepada pelanggan.

• Proses Pendukung – Proses yang mendukung operasi utama agar berjalan efisien.

• Proses Pengelolaan – Proses yang mengontrol dan mengawasi jalannya bisnis.

Lingkup pemodelan proses dapat mencakup perspektif menyeluruh dari awal hingga akhir (end-to-end) atau hanya sebagian dari proses tertentu.

Tujuan Pemodelan Proses

Pemodelan proses dilakukan untuk berbagai tujuan, antara lain:

• Organizing (Structuring) – Menyusun dan menyusun ulang struktur proses bisnis.

• Discovery (Learning) – Memahami dan mengeksplorasi bagaimana proses bekerja.

• Forecasting (Predicting) – Memprediksi hasil dari perubahan dalam proses.

• Measuring (Quantifying) – Mengukur kinerja dan efektivitas proses.

• Explaining (Teaching, Demonstration) – Menjelaskan cara kerja proses kepada pemangku kepentingan.

• Verification (Validation) – Memastikan kesesuaian proses dengan standar yang ditetapkan.

• Control (Constraints, Objectives) – Mengendalikan proses untuk mencapai tujuan organisasi.

Notasi Pemodelan Proses

Notasi dalam pemodelan proses berfungsi sebagai ilustrasi dan dokumentasi informasi proses bisnis. Beberapa notasi yang umum digunakan meliputi:

• Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0 – Standar internasional dalam pemodelan proses bisnis.

• Swim Lanes – Membantu mengidentifikasi peran dan tanggung jawab dalam proses.

• Flow Charting – Diagram alir sederhana untuk menggambarkan langkah-langkah dalam proses.

• Event Process Chain (EPC) – Menunjukkan hubungan antara aktivitas dalam proses bisnis.

• Unified Modeling Language (UML) – Digunakan dalam pengembangan perangkat lunak dan pemodelan sistem.

• Integrated Definition Language (IDEF) – Digunakan dalam perancangan sistem dan proses kompleks.

• Value Stream Mapping – Digunakan dalam Lean Manufacturing untuk mengidentifikasi pemborosan dalam proses.

Setiap organisasi dapat memilih notasi yang sesuai dengan kebutuhan dan standar internalnya.

Pendekatan Pemodelan Proses

Pemodelan proses dapat dilakukan dengan dua pendekatan utama:

1. Top-Down Approach – Memulai pemodelan dari tingkat strategis hingga operasional.

2. Bottom-Up Approach – Memulai pemodelan dari proses spesifik di tingkat operasional menuju gambaran besar.

Metode Pengambilan Informasi untuk Pemodelan Proses

Untuk membangun model proses yang akurat, diperlukan metode pengambilan informasi yang tepat, seperti:

• Observasi Langsung – Mengamati proses secara langsung di tempat kerja.

• Wawancara – Mengumpulkan informasi dari pelaku proses.

• Analisis Dokumen – Menggunakan dokumen organisasi sebagai sumber informasi.

• Workshop atau Diskusi Kelompok – Melibatkan berbagai pihak untuk memahami dan menyusun model proses.

• Simulasi – Menggunakan model berbasis komputer untuk menganalisis performa proses.

Kesimpulan

Pemodelan proses merupakan alat penting dalam perancangan proses bisnis yang efektif. Dengan memahami tujuan, notasi, dan metode pengambilan informasi yang tepat, organisasi dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi pemborosan, dan mencapai tujuan strategis mereka.

PPB Week 3 (Process Organization)

 Nama : Adelia Putri

Kelas : PPB_TI-46-07

NIM : 1201223150

Process Organization

Pendahuluan

Process organization dalam bisnis bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional melalui pengelolaan proses yang sistematis. Dengan pendekatan berbasis sistem, organisasi dapat menyelaraskan proses bisnis dengan tujuan strategis mereka.

Pendekatan dalam Pemodelan Proses Bisnis

1. IE/QC Tradition – Berfokus pada peningkatan proses operasional.

2. Management & Business Process Redesign Tradition – Menyelaraskan atau mengubah proses bisnis untuk meningkatkan kinerja organisasi.

3. IT Tradition – Berfokus pada otomatisasi proses bisnis.

Struktur Organisasi Proses

• Pendekatan Tradisional – Menggunakan perspektif sistem, menekankan hubungan antar elemen melalui arus dan loop umpan balik.

• Pendekatan Komprehensif – Berbasis rantai nilai (Value Chain) untuk memahami kontribusi setiap entitas dalam organisasi.

• Enterprise Process Model (EPM) – Representasi tingkat tinggi dari proses perusahaan untuk mengidentifikasi peluang peningkatan efisiensi.

• Diagram Organisasi – Digunakan untuk menggambarkan hubungan antara organisasi dengan lingkungan eksternal dan antar unit dalam perusahaan.

Hierarki Penciptaan Nilai (Value Creation Hierarchy)

Organisasi ada untuk menciptakan nilai melalui produk atau layanan. Hierarki penciptaan nilai membantu mengidentifikasi hubungan antara sumber daya dan proses dalam organisasi.

Klasifikasi Proses

Proses dalam organisasi dapat dikategorikan berdasarkan:

• Process Integration – Tingkat keterhubungan proses dalam organisasi.

• Process Standardization – Tingkat keseragaman proses yang dilakukan di berbagai bagian organisasi.

• Process Life Cycle – Siklus hidup proses yang menghasilkan objek bisnis seperti produk atau informasi.

Business Process Management (BPM)

BPM adalah disiplin yang mencakup perancangan, otomasi, eksekusi, kontrol, pengukuran, dan optimasi aliran aktivitas bisnis untuk mendukung tujuan perusahaan. Keuntungan utama BPM:

• Meningkatkan efisiensi proses.

• Mengurangi biaya operasional.

• Mengintegrasikan sumber daya secara optimal.

Elemen Kunci BPM

1. Process Design – Menentukan tugas, pelaku, waktu, lokasi, dan informasi yang dibutuhkan dalam proses.

2. Process Metrics – Pengukuran berdasarkan kebutuhan pelanggan dan tujuan perusahaan (misalnya, biaya, kecepatan, dan kualitas).

3. Process Performers – Individu yang menjalankan proses dan perlu memahami tujuan serta bekerja dalam tim.

4. Process Infrastructure – Dukungan sistem TI dan SDM untuk mendukung proses yang terintegrasi.

5. Process Owner – Pihak yang bertanggung jawab atas manajemen proses secara menyeluruh.

Budaya dalam Manajemen Proses (Process Culture)

Perubahan budaya organisasi diperlukan untuk mendukung implementasi BPM. Budaya ini mencerminkan nilai-nilai dan keyakinan kolektif yang memengaruhi sikap dan perilaku terhadap proses bisnis.

BPM Center of Excellence (BPM CoE)

BPM CoE adalah tim atau entitas yang menyediakan kepemimpinan, praktik terbaik, riset, serta dukungan dalam pengelolaan proses bisnis. Fungsinya meliputi:

• Membantu pengambilan keputusan strategis.

• Meningkatkan kelincahan bisnis dalam merespons perubahan.

• Mengkoordinasikan sumber daya dan teknologi dalam implementasi BPM.

Kesimpulan

Process organization berperan penting dalam mengelola dan meningkatkan proses bisnis. Dengan pendekatan BPM yang sistematis, organisasi dapat mengoptimalkan efisiensi, meningkatkan kinerja, dan mencapai tujuan strategisnya melalui pengelolaan proses yang terintegrasi.

PPB Week 2 ( Rantai Nilai dan Dekomposisi Proses)

 Nama : Adelia Putri Pratami

Kelas : PPB_TI-46-07

NIM : 1201223150

Rantai Nilai dan Dekomposisi Proses

Pendahuluan

Rantai nilai dan dekomposisi proses adalah konsep penting dalam perancangan proses bisnis yang membantu organisasi memahami nilai yang dihasilkan oleh suatu proses serta cara membagi proses tersebut menjadi bagian-bagian yang lebih kecil untuk analisis yang lebih efektif. Dengan memahami hubungan antar nilai dan cara proses diklasifikasikan, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan daya saingnya.

Nilai Proses (Process Values)

Nilai dalam suatu proses bisnis bukan hanya berasal dari produk atau jasa yang dihasilkan, tetapi juga dari nilai tambah yang diberikan kepada pelanggan dan pemangku kepentingan. Beberapa aspek utama dari nilai proses meliputi:

• Backward Design: Pendekatan yang menentukan nilai atau tujuan dari suatu proses sebelum mendesain alurnya.

• Transformasi Input-Keluaran: Proses bisnis mengubah sumber daya input menjadi output yang bernilai bagi pelanggan.

• Metode Penentuan Nilai: Menentukan nilai yang diinginkan organisasi dan pengambil keputusan untuk memastikan tujuan tercapai.

Hubungan Antar Nilai

Dalam suatu organisasi, nilai-nilai dari berbagai proses saling berhubungan dan membentuk rantai nilai. Konsep utama dalam hubungan antar nilai meliputi:

• Dekomposisi dan Integrasi Nilai: Nilai dalam proses dapat dipecah menjadi unit-unit lebih kecil yang membentuk rantai nilai.

• Rantai Nilai Tambah: Setiap langkah dalam proses bisnis berkontribusi terhadap nilai akhir yang diberikan kepada pelanggan.

• Keterkaitan Rantai Objektif dan Rantai Nilai: Tujuan strategis perusahaan memengaruhi bagaimana nilai dihasilkan dalam setiap proses.

Dekomposisi dan Klasifikasi Proses

Dekomposisi proses adalah pemecahan suatu proses menjadi bagian-bagian lebih kecil yang lebih mudah dipahami dan dikelola. Beberapa referensi utama dalam dekomposisi proses meliputi:

1. Business Process Management (BPM) CBOK: Menyediakan kerangka kerja dalam memahami proses bisnis secara sistematis.

2. Value Chain Framework (VCF):

   • Level 0 (Value Chain): Proses utama yang membentuk rantai nilai.

   • Level 1 (Strategic Level): Proses strategis yang mencakup perencanaan dan tata kelola perusahaan.

   • Level 2 (Tactical Level): Proses yang mendukung pencapaian tujuan strategis melalui keputusan taktis.

3. Process Classification Framework (PCF): Mengelompokkan proses bisnis berdasarkan kategorisasi yang lebih luas untuk mempermudah analisis dan pengelolaan.

Implikasi terhadap Perancangan Proses

Dalam merancang proses bisnis, terdapat beberapa prinsip yang harus diperhatikan:

1. Backward Design: Menentukan nilai dari proses terlebih dahulu sebelum menyusun langkah-langkahnya.

2. Dekomposisi Proses: Memetakan proses yang akan dirancang dalam kaitannya dengan proses yang lebih tinggi dalam sistem.

3. Penggunaan Framework: Menggunakan referensi yang ada untuk melakukan dekomposisi dan memahami struktur proses secara lebih baik.

Kesimpulan

Rantai nilai dan dekomposisi proses merupakan elemen kunci dalam perancangan proses bisnis yang efektif. Dengan memahami bagaimana nilai diciptakan dan bagaimana suatu proses dapat dipecah menjadi bagian-bagian lebih kecil, organisasi dapat merancang proses yang lebih efisien, responsif, dan selaras dengan tujuan strategis mereka.

PPB Week 1 (Model Proses dalam Pemodelan Proses Bisnis)

 

Nama : Adelia Putri

Kelas : PPB_TI-46-07

NIM : 1201223150

Model Proses dalam Pemodelan Proses Bisnis

Pendahuluan

Pemodelan proses bisnis sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional dalam organisasi. Model proses berfungsi sebagai representasi sistematis dari aliran kerja dalam bisnis, memungkinkan perusahaan untuk memahami, menganalisis, dan mengoptimalkan proses yang ada. Pendekatan berbasis sistem membantu dalam menyusun strategi untuk mengelola dan meningkatkan alur kerja bisnis.

Proses dalam Konteks Sistem

Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang saling terkait guna merespons suatu kejadian dan menghasilkan output yang diharapkan bagi pemangku kepentingan. Karakteristik utama yang menghubungkan konsep proses dan sistem meliputi:

• Interaksi Komponen: Berbagai elemen seperti manusia, metode, teknologi, dan fasilitas bekerja sama dalam mencapai hasil tertentu.

• Struktur Hirarkis: Setiap proses terdiri dari tugas-tugas kecil yang membentuk tingkatan lebih tinggi dengan cakupan yang lebih luas.

• Fleksibilitas dan Pengendalian: Proses harus dapat beradaptasi terhadap perubahan serta memiliki mekanisme pengawasan untuk memastikan hasil yang sesuai dengan tujuan.

Kaitan Perancangan Proses dan Perancangan Sistem

Desain proses bisnis memiliki kesamaan dengan desain sistem, yang melibatkan tahapan berikut:

1. Identifikasi Kebutuhan: Menentukan keperluan pengguna atau pelanggan.

2. Pengembangan Solusi: Merancang, mengevaluasi, serta menguji solusi yang sesuai.

3. Analisis Kinerja: Menggunakan model untuk menilai efektivitas sistem dalam mencapai tujuan.

Definisi Model Proses

Model proses merupakan representasi sistematis dari langkah-langkah dalam aktivitas bisnis, yang mendokumentasikan bagaimana pekerjaan dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, serta hasil yang diharapkan. Model ini sering divisualisasikan dalam bentuk diagram atau bagan alur.

Manfaat Model Proses

• Memahami Alur Kerja: Memberikan representasi yang jelas tentang jalannya pekerjaan.

• Mengidentifikasi Hambatan: Membantu mendeteksi hambatan atau inefisiensi dalam proses.

• Meningkatkan Efisiensi: Memfasilitasi perbaikan dan optimalisasi proses bisnis.

• Standarisasi dan Dokumentasi: Menjadi referensi dalam penyusunan prosedur baku operasional (SOP).

Jenis Model Proses

1. Model Deskriptif: Menggambarkan bagaimana proses berjalan saat ini tanpa perubahan.

2. Model Preskriptif: Menentukan bagaimana proses seharusnya berjalan untuk mencapai efisiensi.

3. Model Eksplanatori: Menganalisis alasan di balik suatu proses dan dampaknya terhadap bisnis.

Elemen dalam Model Proses

• Aktivitas: Langkah-langkah dalam proses.

• Pelaku: Orang atau sistem yang terlibat dalam proses.

• Alur Kerja: Urutan eksekusi tugas-tugas dalam proses.

• Keputusan: Titik dalam proses yang membutuhkan pengambilan keputusan.

• Dokumen/Data: Informasi yang digunakan atau dihasilkan selama proses berlangsung.

Notasi dalam Model Proses

Beberapa notasi yang umum digunakan dalam pemodelan proses bisnis:

• BPMN (Business Process Model and Notation): Standar untuk menggambarkan proses bisnis secara rinci.

• Flowchart: Representasi grafis yang sederhana dari langkah-langkah dalam suatu proses.

• Diagram Aktivitas UML: Digunakan dalam rekayasa perangkat lunak untuk menggambarkan alur kerja dalam sistem.

Kerangka Model Proses

Berdasarkan BPM CBOK V.3.0 dan ISO 9001, kerangka model proses mencakup:

1. Elemen Proses (Internal dan Eksternal)

2. Interaksi Antar Elemen dan Super Sistem

3. Kriteria dan Ukuran Kinerja

4. Adaptasi dan Perubahan

Kesimpulan

Pemodelan proses bisnis memainkan peran penting dalam perancangan dan optimasi proses organisasi. Dengan memahami dan menggunakan model proses yang tepat, bisnis dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi inefisiensi, serta mengoptimalkan kinerja untuk mencapai tujuan strategis mereka.

Tugas I Pemodelan Proses Bisnis_TI-46-07_Latihan Pemodelan Proses Bisnis Week 5

 

Tugas I Pemodelan Proses Bisnis

Dikerjakan secara berkelompok 2 – 3 orang

Dikumpulkan di LMS 

 

 

 Nama Anggota:

1.    Muhammad Radinka Shahrul Neeza Janitra (1201220286)

2.    Fathir Khoirul Rohman (1201223207)

3.    Adelia Putri Pratami (1201223150)

 

Deskripsi kasus “Proses admisi calon mahasiswa pascasarjana”

 

Untuk melakukan pendaftaran program pascasarjana di Universitas X, calon peserta diminta untuk mengisi formulir online pada link yang telah disediakan. Formulir pendaftaran online tersebut direkam pada sistem informasi kampus yang dapat diakses oleh seluruh staf dan pihak terkait dalam rangkaian proses admisi. Setelah calon peserta men-submit formulir online, dokumen PDF yang memuat informasi yang telah dicantumkan dihasilkan dan calon peserta diminta untuk menandatangani dokumen tersebut. Dokumen yang telah ditandatangani selanjutnya perlu dikirimkan kembali, dilengkapi dengan ijazah dan transkrip pendidikan terakhir, surat rekomendasi, motivation letter, hasil TPA, hasil TOEFL serta curriculum vitae.

 

Dokumen yang telah dikirimkan oleh calon peserta selanjutnya diterima oleh pihak admisi. Seorang staf bertugas untuk memeriksa kelengkapan dokumen yang diajukan. Apabila terdapat ketidaklengkapan dokumen, maka dikirimkan email notidikasi untuk menjelaskan permasalahan persyaratan dokumen yang ditemukan. Calon peserta diminta untuk mengirimkan ulang dokumen yang diminta sesuai dengan informasi pada e-mail. Setelah kelengkapan dokumen dinyatakan lengkap, staf admisi akan mengirimkan dokumen transkrip dan ijazah untuk diperiksa keabsahan dokumen untuk validitas serta evaluasi penyetaraan dengan standar persyaratan jenjang yang telah ditentukan. Selanjutnya selain pengecekan ijazah dan transkrip, pemeriksaan validasi dan keabsahan dari dokumen hasil TPA dan TOEFL juga dilakukan. Apabila dokumen hasil tidak dapat diverifikasi, maka ajuan pendaftaran akan ditolak, kemudian email yang berisi notifikasi penolakan akan dikirimkan. 

 

Setelah seluruh proses validasi dan pemeriksaan dokumen dari calon peserta selesai dilakukan, pihak admisi akan mengirimkan kelengkapan dokumen tersebut kepada masing-masing pengelola program studi pascasarjana untuk menentukan proses seleksi selanjutnya. Proses seleksi akan mencakup proses wawancara dan pengujian kemampuan dasar calon peserta. Rangkaian proses ini memerlukan kurang lebih dua hingga tiga minggu. Setelah proses seleksi di program studi selesai dilakukan, hasil evaluasi penerimaan akan dikirimkan kembali kepada pihak admisi. Pengiriman hasil evaluasi mencakup daftar kandidat peserta yang diterima dan ditolak melalui email resmi program studi. Beberapa hari kemudian, staf admisi akan mengirimkan hasil seleksi kepada para peserta melalui email. Untuk peserta yang diterima, surat keterangan penerimaan juga dikirimkan secara fisik.

 

 

Berdasarkan rangkaian deskripsi kasus diatas, rekan-rekan diminta untuk menjawab dan menjelaskan beberapa pertanyaan berikut:

1.    Identifikasi rangkaian aktivitas yang dilakukan untuk melaksanakan proses tersebut!

No	Aktivitas
1	Calon mahasiswa mengisi formulir pendaftaran online
2	Sistem menghasilkan dokumen PDF dari formulir yang disubmit
3	Calon mahasiswa menandatangani dokumen
4	Calon mahasiswa mengirimkan dokumen yang sudah ditandatangani beserta dokumen pendukung lainnya
5	Staf admisi memeriksa kelengkapan dokumen
6	Pemberitahuan dikirim jika dokumen tidak lengkap
7	Verifikasi dan validasi dokumen (transkrip, ijazah, hasil TPA dan TOEFL
8	Dokumen dikirim ke program studi pascasarjana
9	Proses seleksi (wawancara dan pengujian kemampuan dasar)
10	Program studi mengirimkan hasil evaluasi ke bagian admisi
11	Bagian admisi memberitahukan hasil kepada calon mahasiswa
12	Surat penerimaan resmi dikirim secara fisik kepada calon mahasiswa yang diterima

 

2.    Siapa sajakah actors yang terlibat dalam proses tersebut, jelaskan peran masing-masing pihak dalam pengelolaan proses! 

Actors	Peran / Role	Penjelasan
Calon Mahasiswa	Pendaftar	Mengisi formulir pendaftaran dan mengirimkan dokumen yang diperlukan
Staf Admisi	Pemroses Dokumen	Memeriksa kelengkapan dokumen, mengkoordinasikan komunikasi, mengirim pemberitahuan
Staf Verifikasi	Validator Dokumen	Memverifikasi keaslian ijazah, transkrip, hasil TPA dan TOEFL
Program Studi Pascasarjana	Evaluator	Melakukan wawancara dan pengujian kemampuan dasar, menentukan penerimaan akhir
Sistem Informasi Universitas	Pengelola Data	Mencatat dan menyimpan informasi pendaftaran, menghasilkan dokumen

 

 

 

3.    Apa value yang diharapkan diterima oleh pelanggan pada proses tersebut?

Jawaban:

Proses admisi calon mahasiswa pascasarjana di Universitas X diharapkan memberikan beberapa nilai (value) penting bagi para calon mahasiswa. Pertama, calon mahasiswa mengharapkan proses pendaftaran yang jelas dan mudah diakses, yang memungkinkan mereka untuk memahami langkah-langkah yang diperlukan tanpa kebingungan. Hal ini tercermin dalam sistem pendaftaran online yang disediakan oleh universitas. Selanjutnya, transparansi dalam kriteria seleksi dan jadwal menjadi nilai yang sangat penting, karena memungkinkan calon mahasiswa untuk mempersiapkan diri dengan baik dan mengetahui kapan keputusan akan diambil.

 

Nilai keadilan dalam evaluasi kualifikasi juga menjadi aspek krusial, di mana setiap calon mahasiswa berharap dinilai berdasarkan kemampuan dan prestasi mereka tanpa bias. Dalam proses admisi yang dijelaskan, mekanisme verifikasi dokumen dan wawancara yang terstruktur mencerminkan upaya untuk menjamin evaluasi yang adil. Komunikasi yang tepat waktu mengenai status pendaftaran sangat dihargai oleh calon mahasiswa, yang terlihat dari sistem notifikasi email yang digunakan dalam proses admisi ini.

 

Aspek lain yang penting adalah kesempatan untuk melengkapi kekurangan dokumen, yang memungkinkan calon mahasiswa untuk memperbaiki kesalahan atau kelalaian dalam pengajuan awal mereka. Proses yang dijelaskan secara jelas memfasilitasi hal ini melalui notifikasi email dan kesempatan untuk mengirim ulang dokumen. Sepanjang proses, komunikasi profesional merupakan nilai yang diharapkan, menciptakan pengalaman yang menghormati dan menghargai calon mahasiswa sebagai individu.

 

Dalam tahap seleksi, kesempatan yang adil untuk menunjukkan kemampuan melalui wawancara dan pengujian kemampuan dasar menjadi nilai yang sangat berarti. Proses seleksi yang berlangsung selama dua hingga tiga minggu menunjukkan bahwa universitas memberikan waktu yang cukup untuk evaluasi mendalam terhadap setiap kandidat. Akhirnya, pemberitahuan keputusan akhir yang tepat waktu, baik melalui email maupun surat fisik untuk yang diterima, memberikan kejelasan dan kepastian bagi calon mahasiswa untuk merencanakan langkah mereka selanjutnya.

 

Jika dianalisis lebih lanjut, nilai-nilai yang diharapkan ini mencerminkan prinsip-prinsip dasar pelayanan yang baik dalam konteks pendidikan tinggi: transparansi, keadilan, efisiensi, dan penghargaan terhadap calon mahasiswa. Sistem admisi yang dirancang oleh Universitas X tampaknya telah berusaha mengakomodasi nilai-nilai ini melalui proses yang terstruktur dan berorientasi pada pelayanan. Namun, tantangan mungkin tetap ada dalam hal konsistensi pelaksanaan dan kemampuan untuk mengelola volume aplikasi yang tinggi sambil mempertahankan standar kualitas layanan yang diharapkan.

 

 

4.    Apa sajakah outcome yang mungkin diperoleh dari setiap tahapan aktivitas tersebut?

No	Aktivitas	Outcome
1	Calon mahasiswa mengisi formulir pendaftaran online	Pendaftaran lengkap dalam sistem
2	Sistem menghasilkan dokumen PDF	Dokumen pendaftaran resmi siap ditandatangani
3	Calon mahasiswa menandatangani dokumen	Pendaftaran yang divalidasi secara resmi
4	Calon mahasiswa mengirimkan dokumen yang sudah ditandatangani beserta dokumen pendukung	Paket pendaftaran lengkap
5	Staf admisi memeriksa kelengkapan dokumen	Status verifikasi lengkap/tidak lengkap
6	Pemberitahuan dikirim jika dokumen tidak lengkap	Informasi tentang dokumen yang kurang
7	Verifikasi dan validasi dokumen	Status terverifikasi asli/tidak asli
8	Dokumen dikirim ke program studi pascasarjana	Pendaftaran siap untuk evaluasi akademik
9	Proses seleksi (wawancara dan pengujian kemampuan dasar)	Hasil evaluasi calon mahasiswa
10	Program studi mengirimkan hasil evaluasi ke bagian admisi	Daftar keputusan akhir (diterima/ditolak)
11	Bagian admisi memberitahukan hasil kepada calon mahasiswa	Calon mahasiswa yang terinformasi
12	Surat penerimaan resmi dikirim secara fisik kepada calon mahasiswa yang diterima	Dokumen penerimaan resmi

 

 

 

5.    Silahkan buat alur dalam bentuk flowchart yang memuat rangkaian aktivitas dari proses tersebut!