Tugas I Pemodelan Proses Bisnis_TI-46-07_Latihan Pemodelan Proses Bisnis Week 5

 

Tugas I Pemodelan Proses Bisnis

Dikerjakan secara berkelompok 2 – 3 orang

Dikumpulkan di LMS 

 

 

 Nama Anggota:

1.    Muhammad Radinka Shahrul Neeza Janitra (1201220286)

2.    Fathir Khoirul Rohman (1201223207)

3.    Adelia Putri Pratami (1201223150)

 

Deskripsi kasus “Proses admisi calon mahasiswa pascasarjana”

 

Untuk melakukan pendaftaran program pascasarjana di Universitas X, calon peserta diminta untuk mengisi formulir online pada link yang telah disediakan. Formulir pendaftaran online tersebut direkam pada sistem informasi kampus yang dapat diakses oleh seluruh staf dan pihak terkait dalam rangkaian proses admisi. Setelah calon peserta men-submit formulir online, dokumen PDF yang memuat informasi yang telah dicantumkan dihasilkan dan calon peserta diminta untuk menandatangani dokumen tersebut. Dokumen yang telah ditandatangani selanjutnya perlu dikirimkan kembali, dilengkapi dengan ijazah dan transkrip pendidikan terakhir, surat rekomendasi, motivation letter, hasil TPA, hasil TOEFL serta curriculum vitae.

 

Dokumen yang telah dikirimkan oleh calon peserta selanjutnya diterima oleh pihak admisi. Seorang staf bertugas untuk memeriksa kelengkapan dokumen yang diajukan. Apabila terdapat ketidaklengkapan dokumen, maka dikirimkan email notidikasi untuk menjelaskan permasalahan persyaratan dokumen yang ditemukan. Calon peserta diminta untuk mengirimkan ulang dokumen yang diminta sesuai dengan informasi pada e-mail. Setelah kelengkapan dokumen dinyatakan lengkap, staf admisi akan mengirimkan dokumen transkrip dan ijazah untuk diperiksa keabsahan dokumen untuk validitas serta evaluasi penyetaraan dengan standar persyaratan jenjang yang telah ditentukan. Selanjutnya selain pengecekan ijazah dan transkrip, pemeriksaan validasi dan keabsahan dari dokumen hasil TPA dan TOEFL juga dilakukan. Apabila dokumen hasil tidak dapat diverifikasi, maka ajuan pendaftaran akan ditolak, kemudian email yang berisi notifikasi penolakan akan dikirimkan. 

 

Setelah seluruh proses validasi dan pemeriksaan dokumen dari calon peserta selesai dilakukan, pihak admisi akan mengirimkan kelengkapan dokumen tersebut kepada masing-masing pengelola program studi pascasarjana untuk menentukan proses seleksi selanjutnya. Proses seleksi akan mencakup proses wawancara dan pengujian kemampuan dasar calon peserta. Rangkaian proses ini memerlukan kurang lebih dua hingga tiga minggu. Setelah proses seleksi di program studi selesai dilakukan, hasil evaluasi penerimaan akan dikirimkan kembali kepada pihak admisi. Pengiriman hasil evaluasi mencakup daftar kandidat peserta yang diterima dan ditolak melalui email resmi program studi. Beberapa hari kemudian, staf admisi akan mengirimkan hasil seleksi kepada para peserta melalui email. Untuk peserta yang diterima, surat keterangan penerimaan juga dikirimkan secara fisik.

 

 

Berdasarkan rangkaian deskripsi kasus diatas, rekan-rekan diminta untuk menjawab dan menjelaskan beberapa pertanyaan berikut:

1.    Identifikasi rangkaian aktivitas yang dilakukan untuk melaksanakan proses tersebut!

No	Aktivitas
1	Calon mahasiswa mengisi formulir pendaftaran online
2	Sistem menghasilkan dokumen PDF dari formulir yang disubmit
3	Calon mahasiswa menandatangani dokumen
4	Calon mahasiswa mengirimkan dokumen yang sudah ditandatangani beserta dokumen pendukung lainnya
5	Staf admisi memeriksa kelengkapan dokumen
6	Pemberitahuan dikirim jika dokumen tidak lengkap
7	Verifikasi dan validasi dokumen (transkrip, ijazah, hasil TPA dan TOEFL
8	Dokumen dikirim ke program studi pascasarjana
9	Proses seleksi (wawancara dan pengujian kemampuan dasar)
10	Program studi mengirimkan hasil evaluasi ke bagian admisi
11	Bagian admisi memberitahukan hasil kepada calon mahasiswa
12	Surat penerimaan resmi dikirim secara fisik kepada calon mahasiswa yang diterima

 

2.    Siapa sajakah actors yang terlibat dalam proses tersebut, jelaskan peran masing-masing pihak dalam pengelolaan proses! 

Actors	Peran / Role	Penjelasan
Calon Mahasiswa	Pendaftar	Mengisi formulir pendaftaran dan mengirimkan dokumen yang diperlukan
Staf Admisi	Pemroses Dokumen	Memeriksa kelengkapan dokumen, mengkoordinasikan komunikasi, mengirim pemberitahuan
Staf Verifikasi	Validator Dokumen	Memverifikasi keaslian ijazah, transkrip, hasil TPA dan TOEFL
Program Studi Pascasarjana	Evaluator	Melakukan wawancara dan pengujian kemampuan dasar, menentukan penerimaan akhir
Sistem Informasi Universitas	Pengelola Data	Mencatat dan menyimpan informasi pendaftaran, menghasilkan dokumen

 

 

 

3.    Apa value yang diharapkan diterima oleh pelanggan pada proses tersebut?

Jawaban:

Proses admisi calon mahasiswa pascasarjana di Universitas X diharapkan memberikan beberapa nilai (value) penting bagi para calon mahasiswa. Pertama, calon mahasiswa mengharapkan proses pendaftaran yang jelas dan mudah diakses, yang memungkinkan mereka untuk memahami langkah-langkah yang diperlukan tanpa kebingungan. Hal ini tercermin dalam sistem pendaftaran online yang disediakan oleh universitas. Selanjutnya, transparansi dalam kriteria seleksi dan jadwal menjadi nilai yang sangat penting, karena memungkinkan calon mahasiswa untuk mempersiapkan diri dengan baik dan mengetahui kapan keputusan akan diambil.

 

Nilai keadilan dalam evaluasi kualifikasi juga menjadi aspek krusial, di mana setiap calon mahasiswa berharap dinilai berdasarkan kemampuan dan prestasi mereka tanpa bias. Dalam proses admisi yang dijelaskan, mekanisme verifikasi dokumen dan wawancara yang terstruktur mencerminkan upaya untuk menjamin evaluasi yang adil. Komunikasi yang tepat waktu mengenai status pendaftaran sangat dihargai oleh calon mahasiswa, yang terlihat dari sistem notifikasi email yang digunakan dalam proses admisi ini.

 

Aspek lain yang penting adalah kesempatan untuk melengkapi kekurangan dokumen, yang memungkinkan calon mahasiswa untuk memperbaiki kesalahan atau kelalaian dalam pengajuan awal mereka. Proses yang dijelaskan secara jelas memfasilitasi hal ini melalui notifikasi email dan kesempatan untuk mengirim ulang dokumen. Sepanjang proses, komunikasi profesional merupakan nilai yang diharapkan, menciptakan pengalaman yang menghormati dan menghargai calon mahasiswa sebagai individu.

 

Dalam tahap seleksi, kesempatan yang adil untuk menunjukkan kemampuan melalui wawancara dan pengujian kemampuan dasar menjadi nilai yang sangat berarti. Proses seleksi yang berlangsung selama dua hingga tiga minggu menunjukkan bahwa universitas memberikan waktu yang cukup untuk evaluasi mendalam terhadap setiap kandidat. Akhirnya, pemberitahuan keputusan akhir yang tepat waktu, baik melalui email maupun surat fisik untuk yang diterima, memberikan kejelasan dan kepastian bagi calon mahasiswa untuk merencanakan langkah mereka selanjutnya.

 

Jika dianalisis lebih lanjut, nilai-nilai yang diharapkan ini mencerminkan prinsip-prinsip dasar pelayanan yang baik dalam konteks pendidikan tinggi: transparansi, keadilan, efisiensi, dan penghargaan terhadap calon mahasiswa. Sistem admisi yang dirancang oleh Universitas X tampaknya telah berusaha mengakomodasi nilai-nilai ini melalui proses yang terstruktur dan berorientasi pada pelayanan. Namun, tantangan mungkin tetap ada dalam hal konsistensi pelaksanaan dan kemampuan untuk mengelola volume aplikasi yang tinggi sambil mempertahankan standar kualitas layanan yang diharapkan.

 

 

4.    Apa sajakah outcome yang mungkin diperoleh dari setiap tahapan aktivitas tersebut?

No	Aktivitas	Outcome
1	Calon mahasiswa mengisi formulir pendaftaran online	Pendaftaran lengkap dalam sistem
2	Sistem menghasilkan dokumen PDF	Dokumen pendaftaran resmi siap ditandatangani
3	Calon mahasiswa menandatangani dokumen	Pendaftaran yang divalidasi secara resmi
4	Calon mahasiswa mengirimkan dokumen yang sudah ditandatangani beserta dokumen pendukung	Paket pendaftaran lengkap
5	Staf admisi memeriksa kelengkapan dokumen	Status verifikasi lengkap/tidak lengkap
6	Pemberitahuan dikirim jika dokumen tidak lengkap	Informasi tentang dokumen yang kurang
7	Verifikasi dan validasi dokumen	Status terverifikasi asli/tidak asli
8	Dokumen dikirim ke program studi pascasarjana	Pendaftaran siap untuk evaluasi akademik
9	Proses seleksi (wawancara dan pengujian kemampuan dasar)	Hasil evaluasi calon mahasiswa
10	Program studi mengirimkan hasil evaluasi ke bagian admisi	Daftar keputusan akhir (diterima/ditolak)
11	Bagian admisi memberitahukan hasil kepada calon mahasiswa	Calon mahasiswa yang terinformasi
12	Surat penerimaan resmi dikirim secara fisik kepada calon mahasiswa yang diterima	Dokumen penerimaan resmi

 

 

 

5.    Silahkan buat alur dalam bentuk flowchart yang memuat rangkaian aktivitas dari proses tersebut!